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六西格瑪管理的六步法

第一步 確立問題和度量指標

首先要明確IT實施將要改進的運營問題是什麼。它應該滿足三個標準:辨識IT實施將要改進事物所產生的影響,界定IT實施須改進事物的範圍,傳達共識。

以企業ERP系統實施為例,首先要明確實施ERP系統將對企業運營帶來哪些改進,並找出能夠提升客户滿意度的ERP實施方法。其次,要確定度量指標,衡量目前的情況和客户需求之間的差距,找出關鍵度量。再次,要向業務部門傳達ERP實施的效用,並與他們達成共識,讓他們認識並支持IT系統。

第二步 建立改進團隊

六西格瑪項目確立後,必須立即組建有效的改進團隊。此時,由原來的指派某個團隊來解決問題,轉變為安排問題給團隊成員去解決。

在建立團隊之前,IT部門負責人必須獲得各級管理者的認同。而且,企業高層要認識到支持團隊協作就是支持企業文化建設。管理者們必須有意識地反思自己領導下屬的方式。 組建團隊時,要注意組合教育背景、經歷和知識各不相同的人員,並且訓練團隊成員掌握六西格瑪中的改進工具,以及成功運用六西格瑪工具的方法。

六西格瑪管理的六步法

第三步 辨識問題的潛在原因

在找到需要改進的運營問題,並建立改進團隊後,要確定是否所有的步驟、政策和舉措都要一步到位才能為客户創造出服務或產品。除了改進質量以外,消除不必要的步驟還能降低實施成本並縮短實施週期。辨識問題的潛在原因的方法是畫流程圖。基本的流程圖畫法有兩種:線形流程圖和部門間流程圖。這兩種方法首先都要提出現有狀況,然後確定應有狀況。隨後,要重整系統,將其從現有狀況轉為應有狀況。

第四步 探尋根本原因

探尋的行動計劃包括四個組成部分:需要做什麼;由誰去做;何時安排去做;行動事項,特別是超期事項的狀況如何。

六西格瑪項目往往要在幾個月後才能發現所有的根本原因、實施解決方案,並獲得想要的結果。隨着探尋過程的不斷深入,會發現更多需要做的新事情和需要收集的新信息。這樣,行動計劃就變成了歷史記錄。

第五步 讓改進措施長期化

六西格瑪管理不會隨着IT實施項目的結束而結束,而要求企業形成特定的文化,讓改進措施長期化,從而持續不斷地改進。

成功實施六西格瑪關鍵在於要以客户為中心,內部衝突就會隨之慢慢消失,每個人都會努力將事情做得更好。這將成為促進文化變革的新思維方式。隨着鼓勵員工不假思索地執行命令的文化氛圍,轉變為鼓勵員工全面運用自身技能不斷思索更好的工作方式的氛圍,工作環境也會發生積極的變化。

第六步 展示並慶祝改進的成果

IT實施團隊要及時展示IT實施為企業做出的貢獻。在整個IT實施過程中,領導者隨時要對團隊的工作加以肯定。

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